Ärendehantering

Gemensamt för alla uppgifter i en fastighetsverksamhet är att de ska planeras, resurstilldelas, utföras och bockas av. Ofta vill man också kunna koppla dokument, fakturera eller tidrapportera i samband med ärenden. Det här gäller oavsett om det är en akut felanmälan, förebyggande underhåll, planerat underhåll eller en besiktning. Genom att se allt som ett gemensamt flöde av ärenden går det att skapa en enkel och tydlig process genom hela verksamheten.

I det här lösningspaketet har vi samlat det som behövs för att alla ska kunna göra sin del - från kunden till en underentreprenör. I grunden ligger våra moduler Ärenden, Underhåll och Dokument. Beroende på roll används Windows, Webbportal eller Mobil för att komma åt informationen. Vidare görs oftast en integration till ekonomisystemet så att fakturering av ärenden bokförs.

Webbportalen anpassar vi efter era kunder och underentreprenörer så att alla ser det de ska se. I den enklaste formen kan en underentreprenör också avrapportera via e-post. Det passar utmärkt för underentreprenörer som anlitas så pass sällan att det inte är relevant att lära sig inloggning och avrapportering i en portal.

Underhållsplanering och Besiktningar. När en förvaltare ska planera sitt underhåll eller besiktningar, så görs det med modulen Underhåll. När det sedan blir dags att utföra åtgärderna skapar systemet ärenden som hanteras på samma sätt som alla andra ärenden. De tilldelas, utförs och avrapporteras, i en portal eller mobil. Förvaltaren ser att både planerade och akuta åtgärder blir korrekt utförda. Gäller det återkommande åtgärder som en besiktning eller underhåll med visst intervall kan åtgärden flyttas fram automatiskt eller manuellt.

Lösningspaketet Ärendehantering levereras i projektform där vi börjar med kartläggning av era rutiner, konteringsbegrepp (för bokföringen), systemintegrationer, mobilpolicy, rapportbehov med mera. Vid leverans bockas allting av och sluttestas så att det fungerar i verkligheten.