Ärenden

Ärendehantering. Ärendehanteringen ger kontroll på vad som görs i fastigheterna och hjälper er att se till att era hyresgäster får den service de blivit lovade. Ett ärende kan t.ex. vara en felanmälan, en beställning, en underhållsåtgärd eller en fråga. På ett ärende lagras information om kund, kontaktperson, placering i beståndet, koppling till kontrakt/hyresobjekt och utförare. Egna strukturer kan sättas upp för klassificering och prioritering. Modulen stödjer full historik via en ärendedialog mellan de parter som är involverade i ärendet och ger möjlighet till återrapportering via e-post och/eller SMS. För användare av L.E.B Portal och L.E.B Mobil ger modulen en komplett lösning för arbetet ute på fält och möjlighet för era kunder att 24 timmar om dygnet anmäla nya ärenden och få åtkomst till hela sin ärendehistorik.

Tidredovisning. Med tidredovisningsfunktionen kan varje person i detalj redovisa hur mycket tid som läggs ned på olika ärenden. Den totalt nedlagda tiden jämförs med den normala arbetstiden för veckan. Övertid samt frånvaro hanteras automatiskt. Nedlagd tid visas som kostnadsposter som belastar respektive ärende, där hänsyn tas till både aktuell kunds eventuella rabatter och den utförande personalens timpriser för olika typer av jobb. Informationen från tidredovisningsdelen kan integreras med ert lönesystem. Stöd finns för hantering av debiterbar och intern tid. 

Kostnadsuppföljning. Förutom kostnad för tid kan ett ärende belastas med kostnader för material, resor och externa beställningar. Allt detta sammanställas till en total kostnadsuppföljning per ärende. Arbetar du med fastprisåtaganden så kan faktureringsplaner läggas upp som automatiskt genererar kostnadsposter i takt med att förutbestämda datum passeras. 

Attest och fakturering. De ärenden som inte är markerade som interna kan faktureras vidare till kunden. Det sker via en flexibel attestfunktion som tillåter korrigering av felaktiga kostnadsregistreringar för att därefter kunna faktureras via L.E.B Systems gemensamma modul Reskontra. Förutom ärenden som hanteras under kort tid så kan så kallade löpande ärenden skapas. Denna typ av ärenden är användbara för uppdrag som avser löpande arbete. När de faktureras så känner systemet av hur mycket som är upparbetat sedan senaste faktureringen. Om en kund har många ärenden så kan de samfaktureras och de hamnar därmed på en och samma faktura.